Rancang Bangun Aplikasi E-Arsip Pengadaan Tanah dalam Mendukung Pengelolaan Pertanahan Daerah
Abstract
The use of information technology in public services, especially in local government agencies in the land sector, has a positive impact on administrative efficiency. This study focuses on the implementation of a digital archive system for managing land acquisition documents at the Yogyakarta City Land and Spatial Planning Service. Conventional methods that have been used so far have caused various problems, including process inefficiencies, document security vulnerabilities, and difficulties in tracking archives. To overcome these problems, an E-Archive application was developed by implementing the Waterfall system development model consisting of the following stages: (1) needs analysis, (2) system design, (3) implementation, (4) testing, and (5) maintenance. This system was built using the PHP programming language for the backend and CSS for the frontend. The results of black box testing showed that all system functions operated according to the specified requirements. The implementation of this system succeeded in increasing data accessibility by 40% and reducing administrative workload by 35%. This study not only presents technical solutions for archive digitization but also provides a digital transformation model that can be adopted by other local government agencies.
Pemanfaatan teknologi informasi dalam pelayanan publik, khususnya di instansi pemerintah daerah bidang pertanahan, memberikan dampak positif terhadap efisiensi administrasi. Penelitian ini berfokus pada implementasi sistem arsip digital untuk pengelolaan dokumen pengadaan tanah di Dinas Pertanahan dan Tata Ruang Kota Yogyakarta. Metode konvensional yang selama ini digunakan menimbulkan berbagai masalah, termasuk inefisiensi proses, kerentanan keamanan dokumen, dan kesulitan dalam pelacakan arsip. Untuk mengatasi masalah tersebut, dikembangkan aplikasi E-Arsip dengan menerapkan model pengembangan sistem Waterfall yang terdiri dari tahap: (1) analisis kebutuhan, (2) perancangan sistem, (3) implementasi, (4) pengujian, dan (5) pemeliharaan. Sistem ini dibangun menggunakan bahasa pemrograman PHP untuk backend dan CSS untuk frontend. Hasil pengujian black box menunjukkan seluruh fungsi sistem beroperasi sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan. Implementasi sistem ini berhasil meningkatkan aksesibilitas data sebesar 40% dan mengurangi beban kerja administratif hingga 35%. Penelitian ini tidak hanya menyajikan solusi teknis untuk digitalisasi arsip, tetapi juga memberikan model transformasi digital yang dapat diadopsi oleh instansi pemerintah daerah lainnya.
References
Apriani, A., Aneta, A., & Isa, R. (2024). Pengaruh Pengelolaan Kearsipan Terhadap Efisiensi Kerja Pegawai Pada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Gorontalo. Socius: Jurnal Penelitian Ilmu-Ilmu Sosial, 1(9), 159–167. https://doi.org/10.5281/zenodo.11104960
Badrul, M. (2021). Penerapan Metode waterfall untuk Perancangan Sistem Informasi Inventory Pada Toko Keramik Bintang Terang. PROSISKO: Jurnal Pengembangan Riset Dan Observasi Sistem Komputer, 8(2), 57–52. https://doi.org/10.30656/prosisko.v8i2.3852
Baur, C., & Wee, D. (2015). Manufacturing’s next act. McKinsey & company, 6, 1-5. https://www.timereaction.com/papers/manufacturing_next_act.pdf
Christian, Y., & Heri. (2021). Penerapan Metodologı Waterfall dalam Pengembangan Communıty Based Websıte untuk Membagıkan Cerıta Hıdup dan Kebıjaksanaan Manula. COMBINES: Conference on Management, Business, Innovation, Education and Social Science, 1(1), 616–622. https://journal.uib.ac.id/index.php/combines/article/view/4487
Deandlles Christover, Aji Syarif Hidayattulah, & Indah Mawarni. (2023). Penerapan Konsep-Konsep Digitalisasi dalam Pelayanan Publik di Kantor Desa Manunggal Jaya Kecamatan Tenggarong Seberang Kabupaten Kutai Kartanegara. Journal of Research and Development on Public Policy, 2(2), 199–214. https://doi.org/10.58684/jarvic.v2i2.73
Dienillah, A. F., Octaviani, A., & Dewi, P. (2021). Upaya Penyelamatan Informasi Melalui Proses Digitalisasi Arsip Akta Kelahiran di Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kota Pekalongan. Jurnal Ilmu Perpustakaan, 7 (3), 131–140. https://ejournal3.undip.ac.id/index.php/jip/article/viewFile/22926/20963
Dingsøyr, T., Nerur, S., Balijepally, V., & Moe, N. B. (2012). A decade of agile methodologies: Towards explaining agile software development. Journal of Systems and Software, 85(6), 1213–1221. https://doi.org/10.1016/j.jss.2012.02.033
Dwi Insani, N., & Mellita, D. (2022). Pengelolaan Arsip dalam Meningkatkan Kualitas Pelayanan Publik Kecamatan Gelumbang. Posiding Hasil Penelitian Vokasi (SEMHAVOK) Universitas Bina Darma, 4(1), 4–11.
Effendi, P. M., & Nurmadewi, D. (2023). Development and Implementation of a Web-Based Citizen Data Management System for Village Administration: A Case Study of Keboan Anom Village, Sidoarjo, Indonesia. Indonesian Journal of Cultural and Community Development, 14(2). https://doi.org/10.21070/ijccd2023922
Fad’li, G. A., Marsofiyati Marsofiyati, & Suherdi Suherdi. (2023). Implementasi Arsip Digital Untuk Penyimpanan Dokumen Digital. Jurnal Manuhara : Pusat Penelitian Ilmu Manajemen Dan Bisnis, 1(4), 01–10. https://doi.org/10.61132/manuhara.v1i4.115
Fathony, R., Muradi, M., & Sagita, N. I. (2021). Pemanfaatan Teknologi Informasi Dalam Penyelenggaraan Pelayanan Publik Di Lingkungan Pemerintah Kota Bandung. Jurnal Agregasi : Aksi Reformasi Government Dalam Demokrasi, 9(2), 1–12. https://doi.org/10.34010/agregasi.v9i2.5581
Haniva, D. T., Ramadhan, J. A., & Suharso, A. (2023). Systematic Literature Review Penggunaan Metodologi Pengembangan Sistem Informasi Waterfall, Agile, dan Hybrid. Journal of Information Engineering and Educational Technology, 7(1), 36–42. https://doi.org/10.26740/jieet.v7n1.p36-42
Hutabri, E., & Putri, A. D. (2019). Perancangan Media Pembelajaran Interaktif Berbasis Android pada Mata Pelajaran Ilmu Pengetahuan Sosial untuk Anak Sekolah Dasar. Jurnal Sustainable: Jurnal Hasil Penelitian Dan Industri Terapan, 8(2), 57–64. https://doi.org/10.31629/sustainable.v8i2.1575
Karman, & Arifianto, S. (2022). Teknologi Digital dalam Budaya Kerja: Refleksi Penggunaan Video Conference Platform Saat Pandemi Covid-19. Komunika: Jurnal Ilmu Komunikasi, 9(1), 63–75. https://doi.org/10.22236/komunika.v9i1.7868
Kerzner, H. (2017). Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling (twelfth ed). John Wiley & Sons, Inc.
Khatun, M. T., Hiekata, K., Takahashi, Y., & Okada, I. (2023). Design and Management of SoftwareDevelopment Projects Under Rework Uncertainty: A Study Using System Dynamics. Journal of Decision Systems, 32(2), 265–288. https://doi.org/10.1080/12460125.2021.2023257
Lina, T. N., Rumetna, M. S., Rupilele, F. G. J., Palisoa, A. N. S., & Sirajjudin, M. Z. (2020). Sistem Informasi E-Arsip Berbasis Web (Studi Kasus: PT Haleyora Powerindo Cabang Sorong). Jurnal Jendela Ilmu, 1(1), 1–5. https://doi.org/10.34124/ji.v1i1.48
Meidodga, I., Syahrin, A., Putra, R. T., Warfandu, F., & Bimasena, A. N. (2023). Pemanfaatan Data Geospasial dalam Mewujudkan Sistem Informasi Pertanahan Multiguna Bagi Multipihak. Widya Bhumi, 3(1), 62–80. https://doi.org/10.31292/wb.v3i1.51
Mian, I. A., Ijaz-ul-Haq, Anwar, A., Alroobaea, R., Ullah, S. S., Almansour, F., & Umar, F. (2022). A Comprehensive Skills Analysis of Novice Software Developers Working in the Professional Software Development Industry. Complexity, 2022, 2631727. https://doi.org/10.1155/2022/2631727
Nilawati, L., & Widya, S. A. (2023). Penerapan Metode Scrum Pada Perancangan Sistem Informasi Manajamen Arsip Surat Berbasis Web. Jurnal Teknologi Dan Sistem Informasi Bisnis, 5(4), 484–491. https://doi.org/10.47233/jteksis.v5i4.1044
Ningrum, F. C., Suherman, D., Aryanti, S., Prasetya, H. A., & Saifudin, A. (2019). Pengujian Black Box pada Aplikasi Sistem Seleksi Pemenang Tender Menggunakan Teknik Equivalence Partitions. Jurnal Teknologi Sistem Informasi Dan Aplikasi, 4(4), 125–130. https://doi.org/http://dx.doi.org/10.32493/informatika.v4i4.3782
Pricillia, T., & Zulfachmi. (2021). Perbandingan Metode Pengembangan Perangkat Lunak (Waterfall, Prototype, RAD). Jurnal Bangkit Indonesia, 10(1). https://doi.org/10.52771/bangkitindonesia.v10i1.153
Rineksi, T. W., Amrin, R. N., Ayu, S. S., Kuncoro, D. M., Anggorowati, D. F., Khoirunisa, L. Q., & Bhagaskara, R. P. (2024). Instrumen Pelaporan dalam Rangka Pengendalian Alih Fungsi Lahan Pertanian Berbasis Partisipasi Masyarakat. Tunas Agraria, 7(2), 263–284. https://doi.org/10.31292/jta.v7i2.312
Ronal, Yunita, & Yuliana. (2022). Desain Unified Modelling Language (UML) dalam Perancangan Aplikasi Hauling Trip di Industri Tambang Batubara. Jurnal Teknik Informatika Dan Sistem Informasi, 9(4), 3038–3050. https://doi.org/https://doi.org/10.35957/jatisi.v9i4.2401
Safiulloh, & Pramono, A. S. (2022). Analisis Hukum Terhadap Peran Pemerintah Daerah Dalam Pengadaan Tanah Bagi Pembangunan. Jurnal Res Justitia, 2(1), 137–148. https://doi.org/10.46306/rj.v2i1
Sisilianingsih, S., Purwandari, B., Eitiveni, I., & Purwaningsih, M. (2023). Analisis Faktor Transformasi Digital Pelayanan Publik Pemerintah di Era Pandemi. Jurnal Teknologi Informasi Dan Ilmu Komputer, 10(4), 883–892. https://doi.org/10.25126/jtiik.20241047059
Sommerville, I. (2016). Software Engineering (10th editi). Pearson Education.
Suhattanto, M. A. ., Sarjita, S., Sukayadi, S., & Mujiburohman, D. A. (2021). Kualitas Data Pertanahan Menuju Pelayanan Sertifikat Tanah Elektronik. Widya Bhumi, 1(2), 87–100. https://doi.org/10.31292/wb.v1i2.11
Suliyati, T. (2017). Menyelamatkan Arsip dari Bencana : Antara Idealisme dan Realitas. Lentera Pustaka: Jurnal Kajian Ilmu Perpustakaan, Informasi Dan Kearsipan, 3(2), 141. https://doi.org/10.14710/lenpust.v3i2.16738
Supriatiningsih, S., Safudin, M., & Yulianto, E. (2019). Rancang Bangun Sistem Informasi Pelayanan Masyarakat Berbasis Web pada Desa Sambeng Kulon Kabupaten Banyumas. Indonesian Journal on Software Engineering (IJSE), 5(1), 95–103. https://doi.org/10.31294/ijse.v5i1.5868
Tang, Y., & Chen, X. (2022). Software Development, Configuration, Monitoring, and Management of Artificial Neural Networks. Security and Communication Networks, 2022, 1–11. https://doi.org/10.1155/2022/9122908
Wicaksono, M. A., Rudianto, C., & Tanaem, P. F. (2021). Rancang Bangun Sistem Informasi Arsip Surat Menggunakan Metode Prototype. Jurnal Teknik Informatika Dan Sistem Informasi, 7(2), 390–403. https://doi.org/10.28932/jutisi.v7i2.3664
Wirasaputra, A., Riduan, F., Pramudhya, Riyan, Zulkahfi, & Noviana, W. (2022). Dampak dari Perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi. Jurnal Kreativitas Mahasiswa Informatika, 3(2), 206–210.
Xu, D. (2022). An Analysis of Archive Digitization in the Context of Big Data. Mobile Information Systems, 2022, 1–8. https://doi.org/10.1155/2022/1517824
Yuliyanti, E., Prihati, Y., & Prakoso, S. A. (2024). Rancang Bangun Sistem Informasi E-Arsip Berbasis Web Menggunakan Subject Filing System Pada Dinnakerind Demak. Journal of Information Technology and Computer Science (INTECOMS), 7(3), 820–827. https://doi.org/10.31539/intecoms.v7i3.10375
Yusma Sari, R., & Zulaikha, S. R. (2020). Pengelolaan Arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kabupaten Sambas Provinsi Kalimantan Barat. Jurnal Pustaka Ilmiah, 6(1), 979. https://doi.org/10.20961/jpi.v6i1.42584
Yusuf, M. R., & Zulaikha, S. R. (2020). Perkembangan Pengelolaan Arsip di Era Teknologi. Acarya Pustaka: Jurnal Ilmiah Perpustakaan Dan Informasi, 7(1). https://doi.org/10.23887/ap.v7i1.25634
Copyright (c) 2025 Mahfud Jauhari, Ika Rahmawati, Alfiani Putri Daniswari, Lisdiana Rahmadini, Trisnanti Widi Rineksi
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial 4.0 International License.
